Perkembangan digital memungkinkan bagi perusahaan untuk berkomunikasi secepat kilat, berbicara secara nirkabel di telepon, dan menjangkau pelanggan yang berada di belahan dunia lainnya. Sayangnya, teknologi digital yang indah ini juga memiliki kekurangan dari sisi etika ketika perangkat dan aplikasi yang disalahgunakan atau dilecehkan.
Jika Anda seorang karyawan atau manajer di tempat kerja di mana etiket digital yang tepat sering diabaikan, Anda dapat memeriksa dasar-dasar teknologi dan mengikuti saran untuk memulihkan kesopanan digital.
Email dan Pesan Singkat
Dunia profesional masih menggunakan email sebagai sarana formal komunikasi di tempat kerja, serta untuk memo resmi perusahaan dan dokumentasi digital. Bahkan email diarsipkan, kadang-kadang digunakan sebagai bukti dalam kasus hukum.
Ketika Anda menulis atau membalas email, tetap gunakan format surat profesional dan pesan suara. Asumsikan bahwa seseorang di luar perusahaan dapat membaca pesan Anda nanti.
Jangan sertakan konten pribadi atau yang memalukan di tubuh pesan Anda. Adapun fungsi “Reply All”, itu tidak perlu untuk menyalin setiap orang dalam organisasi tentang masalah yang mungkin hanya perhatian Anda dan manajer Anda.
Beberapa perusahaan mungkin juga menyimpan log pesan instan. Gunakan yang benar, menghormati bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa inggris formal (bukan slang) ketika pesan instan dengan rekan-rekan Anda.
Telepon Seluler dan Smartphone
Penggunaan ponsel standar untuk komunikasi sudah ada di mana-mana, namun smartphone juga meningkat popularitasnya. Sebuah survei yang dilakukan oleh Portfolio.com menunjukkan bahwa 37 persen responden dalam bisnis kecil dan menengah telah menggunakan smartphone beralih dari penggunaan komputer desktop dan laptop sebelumnya.
Jika tempat kerja Anda adalah bagian dari tren ini, berhati-hati tentang mengorbankan kemampuan Anda untuk secara memadai dalam melakukan tugas pekerjaan Anda. Misalnya, keyboard mini di smartphone dapat membuat kesalahan pengetikan (typo), dan hasil akhirnya adalah email yang tidak lengkap atau penuh singkatan yang membingungkan.
Jangan mencoba untuk menulis dokumen perusahaan penting pada smartphone. Sebaliknya, menunggu untuk menggunakan pengolah kata berfungsi penuh pada komputer Anda. Juga, cobalah untuk menggunakan ponsel Anda untuk kegiatan bisnis saja, menghemat panggilan pribadi untuk keadaan darurat.
Jaringan sosial
Situs media sosial seperti Facebook dan Twitter memberikan bisnis kesempatan untuk menargetkan iklan di khalayak konsumen tertentu. Banyak perusahaan mempekerjakan staf tech-savvy yang memiliki keahlian dalam jejaring sosial dan memberikan dukungan pelanggan melalui media ini.
Michael Thomas adalah direktur media sosial di BlueEyed Digital Marketing. Dia menulis “How to Practice Social Media Etiquette”. Beberapa saran yang masuk akal bisnis umum, seperti mengetik “halo” atau “sampai jumpa” saat berinteraksi dengan pelanggan, atau jujur, tetapi mereka patut pengingat. Lebih penting, Thomas menyarankan agar Anda jelas dengan komunikasi media sosial Anda, tetapi berhati-hatilah apa yang Anda menyatakan secara online. Jangan berbagi kegiatan internal perusahaan dengan dunia luar, terutama jika sesama karyawan memiliki profil pribadi dan berteman atau terhubung ke profil publik jejaring sosial di tempat kerja ini.
Penggunaan Komputer
Perusahaan telah menambah penggunaan teknologi untuk meningkatkan produktivitas secara otomatisasi dan untuk mengurangi biaya lainnya, seperti tenaga kerja. Jika Anda menggunakan desktop kerja atau laptop, pastikan bahwa itu adalah untuk sebagian besar kegiatan yang terkait dengan bisnis.
Beberapa perusahaan usaha kecil dapat menyewa atau menyewakan peralatan komputasi, dan Anda tidak ingin dokumen dan foto pribadi muncul di hard drive jika PC membutuhkan pemeliharaan atau harus dikembalikan ke leasing.
Juga, tidak menginstal game dan aplikasi hiburan lainnya yang mungkin memperlambat program bisnis penting. Terakhir, jangan menggunakan PC kerja Anda untuk berburu pekerjaan lain atau menjalankan bisnis lain di tempat kerja. Beberapa perusahaan bahkan melarang membuat entri pada blog pribadi selama jam kerja.
